Firemní akce - den dětí
10 rad a doporučení - jak uspořádat povedenou firemní akci
Pořádáte poprve firemní akci, nebo jen hledáte další tipy na zlepšení od profesionálů?
Díky našim 10-ti tipům zorganizujete dobrou firemní akci i jako úplný začátečník.
Uvedené tipy a rady se vztahují nejčastěji pro klasické venkovní firemní akce pro zaměstnance a jejich rodiny, avšak mohou se vztahovat i na Váš firemní teambuilding.
- firemní den dětí / firemní dětský den / family day
- den otevřených dveří firmy pro zaměstnance a veřejnost
- oslavy výročí firmy
- firemní sportovní den
- teambuilding
1 | Jaký typ a koncept firemní akce zvolit?
Níže si představíme základní rozdělení, ze kterého si vyberete dle aktuálních potřeb firmy.
Zaměstnanci + rodinní příslušníci + široká veřejnost
Chcete kromě firemního dne pro zaměstnance zároveň zviditelnit svou firmu v regionu a udělat i nábor zaměstnanců?
Zvolte den otevřených dveří pro zaměstnance s rodinami a širokou veřejnost. Kromě zábavného programu umožníte návštěvníkům prohlédnout si výrobní prostory Vaší firmy. Akci je možné spojit s náborem firemních zaměstnanců.
Zaměstnanci + rodinní příslušníci
Plánujete akci pouze pro zaměstnance a jejich rodinné příslušníky?
Zvolte program den pro zaměstnance s rodinami / family day, který obsahuje zábavný program pro děti i pro dospělé.
Zaměstnanci
Podpora kolektivu a firemních hodnot?
Zaměstnanecký firemní sportovní den je tou pravou volbou. Pokud budete akci organizovat o víkendu, můžete pozvat i rodinné příslušníky.
Po zvolení typu akce nastává výběr konceptu/tématu.
Můžete a nemusíte volit jednotné téma vašeho firemního dne. V případě zvolení tématu je výhodou jednotící prvek celé akce.
Mezi oblíbené témata fíremního dne pro zaměstnance nebo family day patří zejména:
Sportovní den s fotbalem
Hokejový šampionát
Divoký západ - Western
Pirátský den
Oktoberfest
Automoto day
Superhrdinové
Jako firma byste měli svým zaměstnancům a návštěvníkům nabídnout i něco poučného. Novými a moderními koncepty jsou témata týkající se zdraví, bezpečnosti a životního prostředí.
Den bezpečnosti - Den zdraví
Den Země - Eko day
Zde spojujeme prvky zábavy s prvky poučení.
2 | V jakém termínu nejlépe pořádat firemní akci?
Výběr termínu je jednou z nejpodstatnějších věcí pro dobře zrealizovanou firemní akci. Většina pořadatelů zvažuje termíny v červnu a září. Z našich zkušeností můžeme jedině doporučit zvážení termínu v měsících květen, červenec, srpen.
Červen, září nebo květen, červenec, srpen?
Měsíce květen, červenec a srpen jsou méně exponované měsíce pro pořádání firemních akcí a to Vám nabízí větší možnosti výběru atrakcí, umělců, kapel a dalšího doprovodného programu.
Není nic horšího pro účast, než když se v klasicky nabytém červnovém víkendu potká Vaše akce s dalšími akcemi sousedních podniků, městských nebo obecních slavností v okolí.
Pořádat firemní akci v sobotu nebo v neděli?
Už jste přemýšleli o realizaci firemního dne v neděli? Stejně jako u expovaných měsíců, je i sobota hlavním dnem, kdy se pořádají akce (městské slavnosti, festivaly, firemní a kulturní akce). Nedělní den tedy poskytuje výhodu větší nabídky umělců a doprovodných programů.
3 | Jaký je ideální časový rozsah Vašeho firemního dne?
Standardní doba firemních akcí se pohybuje v rozpětí 4 - 8 hod. Pokud neplánujete účast tisíce a více osob nebo večerní program, je plně dostačující mít firemní den v délce 4 - 6 hod.
Nejběžnější časy akcí bývají:
Den otevřených dveří společnosti - ideální začátek je v dopoledních hodinách, např. od 10:00 hod. do 14:00/ 16:00 hod..
Family day - oblíbené časy akcí jsou: 14:00 - 18:00 / 14:00 - 20:00 hod.
4 | Kde uspořádat firemní akci?
Místo konání akce je důležité zvolit s ohledem na typ akce, kterou pořádáte. Avšak není obecná odpověď na to, zda uspořádat akci v areálu firmy nebo mimo areál společnosti.
Areál firmy, nebo prostory mimo firmu(sportoviště)?
Pro zvolení správné varianty je potřeba si odpovědět na základní otázky:
Chceme dělat firemní akci pro zaměstnance v areálu firmy, kde každodenně pracují, nebo chceme zaměstnancům nabídnout místo mimo areál firmy?
Máme dostatečné venkovní prostory?
Je poblíž firmy jiná lokalita, sportoviště, které pokryje naše potřeby pro firemní akci?
5 | Jak zjistit počet osob, které se akce zúčastní?
Informace o přibližném počtu účastníků je důležitá pro plánování celé akce - občerstvení, technické zázemí i samotný program.
Udělejte si průzkum mezi zaměstnanci.
Pro prvotní představu účasti je vhodné si udělat průzkum. Zjistit zda se chtějí zaměstnanci akce zúčastnit a kolik chtějí případně pozvat rodinných příslušníků.
Díky tomu budete mít základní informaci pro nastavení velikost cateringu, aktivit a programu a také rozpočtu akce.
6 | Rozumné nastavení rozpočtu pro firemní akci?
Určitě doporučujeme mít předem nastavený a předběžně schválený rozpočet, do kterého se chcete vejít. Součástí rozpočtu by měla být rezerva, pro případné dodatečné náklady.
Níže uvádíme největší položky rozpočtu firemních akcí.
Catering
Variabilní položka dle nastavení výše částky na občerstvení/1 osoba. Položka za catering se může pohybovat až kolem výše 1/2 rozpočtu celé akce.
Můžete zvolit možnost externí cateringové společnosti, případně se dohodnout se svým provozovatelem závodního stravování.
Kapely - moderátoři - umělci
Je na zvážení, zda v rámci rozpočtu firemní akce investovat vyšší desetitísíce až statisíce korun do zvučnějších jmen - známé kapely, moderátoři, nebo dát přednost levnějším lokálním kapelám a tyto ušetřené prostředky naopak investovat do aktivit, soutěží, zázemí a dalšího programu.
Atrakce - soutěže - aktivní zábava pro návštěvníky firemního dne
Je faktem, že nejkrásnější vzpomínky máme na to, co jsme osobně aktivně prožili". Dobře zvolené jedinečné aktivity a soutěže jsou právě tím, co udělá firemní den tím zajímavým. Nabídněte zaměstnancům a návštěvníkům možnost zažít něco nečekaného, zábavného a zajímavého, co standardně nemají možnost vyzkoušet nikde jinde.
Pro inspiraci se podívejte do naší nabídky, co vše je možné na firemní akci mít. Můžete vybírat od simulátorů F1, přes pohádkové skákací hrady a aktivní centra, až po obří sportovní nafukovací překážkové dráhy, které přitáhnou pozornost už jen svou velikostí. Nabízíme ojedinělé a exkluzivní atrakce, které si Vaši zaměstnanci nemají možnost vyzkoušet jinde než právě na Vaší firemní akci.
Vybavení - technické zázemí akce
V rozpočtu akce je potřeba počítat s položkami za technické vybavení - sezení - pivní sety, zastřešení - párty stany, podium, ozvučení, mobilní toalety, personální a bezpečnostní zajištění akce, náklady na tiskoviny a reklamní předměty.
7 | Catering/občerstvení zdarma?
Jednoznačně ano. Zaměstnance a návštěvníky zvete na několik hodin a logicky se počítá s tím, že každý dostane nápoj a něco k jídlu. Už je jen na Vás, zda budete chtít občerstvení na klič od cateringové společnosti nebo zda využijete služeb svého dodavatele závodního stravování.
Voucher je ideální a spravedlivou variantou při výdeji jídel oproti volné konzumaci. Díky voucheru každý návštěvník obdrží stejný počet jídel a nápojů.
8 | Zábavný program a atrakce na firemní akci
Dobrý program firemní akce by měl obsahovat následující prvky.
Moderátor akce
Zve návštěvníky, informuje je o programu akce a moderuje dění a soutěže.
Atrakce a zábava pro nejmenší děti
Pro nejmenší děti doporučujeme na firemní akci pronájem nafukovacícho skákacího hradu, nebo skákacího hradu se skluzavkou. Mezi další oblíbené aktivity pro nejmenší děti patří dětské elektročtyřkolky, nebo dětské traktůrky.
Atrakce pro větší děti
Ideální zábavou pro větší děti jsou nafukovací skluzavky, dále velké opičí a překážkové dráhy, nafukovací horolezecké stěny, wipeoutové obří koule.
Zábavné atrakce a program pro dospělé a celou rodinu
V rámci family day je dobré mít atrakce, které odbaví všechny věkové skupiny bez rozdílu. Takovými atrakcemi jsou bungee trampolíny 4v1. a mnoho dalších atrakcí např. z našeho výběru +200 atrakcí
9 | Zajištění zázemí pro návštěvníky a technické zajištění akce
Základem dobré akce je zajištění komfortu návštěvníků v podobě dostatečného počtu míst k sezení a párty stanů.
Párty stany + pivní sety - osvědčená kombinace
Ochrana před sluncem - kdo ještě firemní akci nepořádal, tak přemýšlí většinou pouze o ochraně návštěvníků před případným deštěm. Opak je pravdou - v letních měsících je hlavní funkcí párty stanu právě ochrana návštěvníků před sluncem.
Déšť a vítr - díky užití párty stanů dostatečné velikosti lze firemní akci uskutečnit i za deštivého počasí.
Jak velký párty stan a kolik pivních setů?
Při prvotním plánování velikosti párty stanu se doporučuje výpočet velikosti - 1 osoba / 1 m2. Množství pivních setů se upřesní podle počtu návštěvníků akce. Jeden pivní set zajišťuje sezení pro 6-8 osob.
Modelový příklad:
Stanu 10 x 20 m, cca 200 osob, 30x pivních setů k sezení.
Technické náležitosti které musíte mít zajištěny
Elektřina - ověřte si zda máte dostatečně dimenzovanou el. síť na daném místě realizace. Případě ji můžete posílit mobilními elektrocentrálami.
Toalety - určitě doporučujeme přidat mobilní toalety i přes to, že se akce koná v areálu firmy, kde toalety jsou. Omezíte tím i pohyb návštěvníků po vniřních prostorách firmy.
Zajištění zdravotnického / hasičského dohledu - potřebný bezpečnostní prvek akce, který neopomeňte.
Zajištění hlídání areálu bezpečnostní agenturou - v případě realizace velké akce pouze pro pozvané je dobré mít zajištěné hlídání areálu.
Průběžný a finální úklid areálu - je potřeba myslet i na vynášení odpadkových košů, úklid stolů, pokud již nemáte dohodnuto s cateringovou společností nebo se správcem areálu.
Personální zajištění celé akce - berte v potaz, že musíte mít zajištěný personál u vstupu akce a u jednotlivých aktivit.
10 | Jak to vše logisticky zvládnout?
Pokud budete postupovat dle našich rad, tak jistě vše bez problémů zvládnete. A pokud byste potřebovali něco prokonzultovat, stačí nám zavolat na tel.: +420 585 438 092, kde Vám rádi poradíme.